(bron: Actimo)

We zitten met elkaar in zwaar weer en hebben ook de afgelopen maanden al een ruwe zee achter de rug. In de loop van de tijd zijn we echter steeds beter geworden in het navigeren op de hoge golven door communicatiemiddelen te gebruiken, veiligheidsmaatregelen te nemen en ons zo goed mogelijk aan te passen.

Bijna elke bedrijfstak heeft te lijden gehad van COVID-19: tot 195 miljoen mensen hebben wereldwijd hun baan verloren. We hebben allemaal de term ‘nieuw normaal’ meerdere keren gehoord, maar wat is het precies?

We moeten ons voorbereiden om weer aan het werk te gaan en de standaard opnieuw te creëren. In wezen zullen alle bedrijven hun werknemers opnieuw moeten aan boord nemen. 68% van de bedrijven heeft geen introductiehandleiding om te volgen. Dit vormt een uitdaging of een kans. Je mag kiezen.

We zien het als een kans en bedachten daarom de S.E.A. strategie. Het zal u helpen zich aan te passen aan de huidige veranderingen en u voorbereiden om effectief met uw werknemers te communiceren terwijl u uw bedrijven door deze fluctuerende zeeën stuurt in de hoop op een gladder water.

S. E. A. (Safety, Ease, Awareness) is waar u rekening mee moet houden bij het implementeren van nieuwe processen ter voorbereiding op het weer aan het werk gaan naar het ‘nieuwe normale’.

S. (SAFETY)

Communiceer hoe elke werknemer bijdraagt ​​aan de veiligheid van het bedrijf

Uw medewerkers moeten weten dat ze een grotere rol spelen bij het ontwikkelen van een nieuwe flow in uw bedrijf. Hun acties hebben een directe impact op uw interne levensonderhoud en de algehele economie. We hebben dit zojuist gezien op een wereldwijde schaal, waar één geval van Coronavirus zich snel verspreidde naar miljoenen. Een vergelijkbare parallel bestaat binnen uw bedrijf; help hen dit te zien en vertel hen welke acties van hen worden verwacht op het werk, thuis en tussendoor om iedereen veilig te houden.

Stel een toekomstgericht gezondheids- en veiligheidsplan op

De vorige vergelijkbare wereldwijde virale uitbraak vond meer dan 100 jaar geleden plaats, waardoor het misschien lijkt alsof we niet snel een volgende hoeven te verwachten… maar we kunnen daar niet zeker van zijn. De wereld is tenslotte een stuk “kleiner” geworden.

Bedenk daarom een plan voor het geval een vergelijkbare situatie zich over 6, 12, 24 maanden voordoet en vraag uzelf af: hoe zal ons bedrijf reageren? Hoe bereiken we onze medewerkers snel en effectief? Zullen we soortgelijke beperkingen en aanpassingen volgen als voor COVID-19? Denk vooruit en wees voorbereid. Op deze manier, in het geval dat we verrast worden door een ander ongelukkig virus, zult u veel proactiever kunnen reageren. Als u dit heeft opgesteld, deelt u dit plan met uw werknemers zodat ze u kunnen helpen snel te reageren en weten wat u kunt verwachten.

Definieer veranderingen in de dagelijkse werkdag van uw werknemers

Misschien komen uw werknemers elke dag dicht bij elkaar voor de lunch? Dit zou moeten veranderen om een ​​veilige afstand te bieden in overeenstemming met het beleid van onze overheden. Of zijn er misschien tools die ze delen? Als ze in de buurt van neus, mond of ogen worden gebruikt, moeten processen opnieuw worden bekeken en moeten veiligheidsmaatregelen worden genomen om verspreiding van ziektekiemen te voorkomen. Probeer hun dagelijkse contact met collega’s en klanten in kaart te brengen en kijk waar nieuwe procedures gewenst zijn en/of stringentere manieren nodig zijn om middelen samen te delen.

E. (EASE)

Verwelkom medewerkers met oprechte empathie

Het is belangrijk dat alle communicatie gepaard gaat met een sterkere emotionele lading om werknemers naar deze nieuwe vorm van normaal te begeleiden. Overweeg om een ​​vergadering te beginnen met een check-in voordat u in het bedrijf en de strategie duikt. Het is de taak van de leiders om in deze moeilijke tijden intern te communiceren met een verhoogd gevoel van menselijkheid. Neem een ​​aantal van uw lessons learned uit de afgelopen ’thuiswerk’-periode mee naar “het nieuwe normaal”.

Erken dat COVID-19 een unieke impact had op elke werknemer

Ieder individu heeft dezelfde gebeurtenissen op zijn eigen persoonlijke manier meegemaakt. Sommigen zijn meer door het virus getroffen dan anderen. Wees empathisch en onderken dat ze mentale stabiliteit nodig hebben net zoals ze zich bewust moeten zijn van de systematische veranderingen in hun rol in “het nieuwe normaal”. Indien de mogelijkheden binnen de organisatie bestaan, is het natuurlijk mooiste om psychologische ondersteuning te bieden als je hiervoor de capaciteit hebt, zoals Starbucks deed.

Sta open voor vragen

Er zullen vragen komen wanneer u uw teams terug verwelkomt – hier zijn enkele belangrijke vragen. Vragen die werknemers beantwoord willen krijgen om zich veilig te voelen. Vertel hen eerlijk dat het proces om antwoorden te krijgen, mogelijk nog wat geduld vergt, omdat er nog veel onbekend is. Wees echter proactief bij het creëren van een systeem waarmee ze het management kunnen benaderen met elke dringende vraag. Tijdens de Corona crisis hebben we kunnen zien dat het hebben van een bedrijfsbreed sociaal kanaal specifiek voor alleen COVID-19-communicatie goed werkte voor onze klanten. Overweeg om iets soortgelijks in te richten met een ‘”terug naar het werk”-thema, waar medewerkers open vragen kunnen stellen, hun zorgen kunnen delen, hun verhalen kunnen delen enz. Alles natuurlijk gericht op de recente veranderingen en op het invoeren de nieuwe “gewone” wijze van werken.

A. (AWARENESS)

Laat ze van je horen

Hoe meer tijd verstrijkt, hoe meer duidelijkheid er zal ontstaan ​​in deze onzekere tijden en we moeten waakzaam blijven om bewust te blijven en dienovereenkomstig te reageren. Laat uw medewerkers het nieuws direct van u horen wanneer er een verandering is, die uw branche, of hun rol specifiek zal beïnvloeden. Er zijn misschien meer blinde vlekken die we nu nog niet zien, dus zorg ervoor om hun stem van begeleiding te zijn als zoiets zich voordoet. Uw medewerkers zullen de informatie het beste verwerken als ze weten dat uw management rekening heeft gehouden met de informatie.

Begeleid werknemers bij grote veranderingen in het bedrijf

De veranderingen kunnen betrekking hebben op de flow door uw bedrijf of op de rollen van medewerkers binnen het bedrijf. Misschien veranderen ze zelf van rol of voegen ze nieuwe verantwoordelijkheden toe. Het is aan jou om een ​​systeem op te zetten om ze te trainen en deze overgang zo gemakkelijk en zo lekker mogelijk te maken. Korte snackbare trainingen en quizzen zijn daar geweldig voor.

Houd rekening met uw management en de mogelijkheden van uw bedrijf

Hieronder staan ​​de belangrijkste vragen die u uzelf kunt stellen terwijl u zich voorbereidt om uw werknemers weer te verwelkomen in het ‘nieuwe normaal’. Neem de nodige tijd om ze te doorlopen, want ze zullen u duidelijkheid geven over hoe u verder kunt gaan:

1. Hoe kunnen we onze medewerkers het beste ondersteunen?
2. Hebben we de middelen die nodig zijn voor deze verandering en zo niet, waar kunnen we deze anders toewijzen? (Vergeet niet dat uw aandacht ook een hulpmiddel is. Hoe kunt u het gebruiken om uw teams zich gehoord en erkend te laten voelen?)
3. Welke afdeling kan deze / die verandering in ons bedrijf het beste aan?
4. Hoe willen we deze veranderingen intern communiceren?
5. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat onze medewerkers zich veilig voelen?
6. Hoe speelt ons bedrijf een rol in het grote plan om onze gemeenschappen veilig te houden?
7. Kunnen we online communicatie blijven gebruiken om risico’s te minimaliseren?
8. Welke verbeteringen heeft deze crisis mogelijk voor ons bedrijf veroorzaakt?
9. Hoe kunnen we over die lessen praten om te verbeteren wat we doen, hoe we het doen en WAAROM we het doen?

Wij geloven bij de S.E.A. strategie en toegewijde voorbereiding, kunt u leren om deze stormachtige zeeën te bevaren en uw bedrijf zo klaar mogelijk te maken om uw werknemers terug te verwelkomen.

En tot slot: Blijf veilig en blijf met elkaar communiceren!