VAN ISDN NAAR CLOUDTELEFONIE EN VAMO
Nysingh Advocaten en Notarissen is een full service kantoor op juridisch gebied met ongeveer 200 medewerkers, verspreid over meerdere vestigingen. De organisatie van Nysingh maakte tot voor kort gebruik van een traditioneel telefoniesysteem dat nog op basis van ISDN30 met de buitenwereld communiceerde.
UITFASERING ISDN
De uitfasering van ISDN30 hing al geruime tijd boven de markt en binnen Nysingh was dus ook al bekend dat ze binnen afzienbare tijd “iets” met hun telefonie omgeving moesten gaan doen. Om deze reden waren er al diverse keren gesprekken geweest met enkele bestaande relaties over mogelijke oplossingsrichtingen, wat ook had geleid tot een aantal vrijblijvende offertes. Hoewel de offertes richting en ideeen gaven, was nog niet helemaal duidelijk wat binnen de organisatie echt nodig was en met welke eventuele nieuwe functionaliteiten de bedrijfsprocessen mogelijk verbeterd konden worden.
WAT IS WAT EN WAT HEBBEN WE EIGENLIJK NODIG?
De ICT afdeling van Nysingh had dus weliswaar offertes ontvangen, maar wat werd er nou precies aangeboden? Waren alle voorstellen wel vergelijkbaar en was dit ook echt wat de organisatie nodig had?
Om antwoord te geven op deze vragen heeft de manager ICT van Nysingh contact gelegd met Value360, waarna na een eerste korte kennismakingsgesprek snel duidelijk werd dat het handig was om alsnog een inventarisatie van de eisen en wensen van de medewerkers van Nysingh te doen. Aansluitend is een “verkorte” uitvraag opgesteld die ondermeer naar de eerder genoemde bestaande relaties is gestuurd.
APPELS MET APPELS
Op grond van deze nieuwe uitvraag, waarin de wensen van de medewerkers waren meegenomen, zijn nieuwe voorstellen ontvangen van de verschillende aanbieders die (behoudens kleine inhoudelijke verschillen) allemaal de zelfde functionele mogelijkheden boden. Deze nieuwe voorstellen zijn vervolgens tegen een vooraf afgesproken wegings en beoordelingsmatrix aangelegd en beoordeeld. Op deze wijze konden “appels met appels” worden vergeleken.
Met de “winnende” partij zijn aansluitend nog enkele gesprekken gevoerd waarna de overeenkomst kon worden afgerond.
HULP EN ADVIES TIJDENS IMPLEMENTATIE EN DAARNA
Aangezien binnen de organisatie van Nysingh ten tijde van de implementatie meerdere trajecten op ICT gebied en ook nog een locatie verhuizing speelden, heeft Value360 ook tijdens de implementatiefase nog een ondersteunende en adviserende rol gespeeld. De kennis en de contacten die Value360 in deze fase nog heeft kunnen inbrengen is van wezenlijk belang geweest voor een goed verlopende implementatie.
Zelfs nu, na de afronding van het project is er nog met regelmaat contact rondom wetenswaardigheden en nieuwigheden in de inmiddels al weer geruime tijd naar tevredenheid draaiende oplossing.