(Bron: Tech Data)

Huddle rooms hebben in korte tijd hun opmars gemaakt. Deze compacte ruimtes vormen dan ook een ideale oplossing voor veel moderne werkplekken. Maar wat is een huddle room precies, en wat moet u daarover weten? hieronder zetten we de belangrijkste aspecten op een rij.

Wat is een huddle room?

Een huddle room is een compacte ruimte op kantoor die helemaal is ingericht op korte, creatieve sessies met teams tot ongeveer 6 personen. De inrichting bestaat doorgaans uit een compacte tafel, enkele stoelen, communicatie-apparatuur en eventueel aankleding zoals planten of kunst. Huddle rooms zijn bijvoorbeeld geschikt voor meetings, brainstormsessies, standups of sollicitatiegesprekken.

Huddle rooms bevatten doorgaans voorzieningen voor videoconferencing, zodat ook medewerkers of klanten op afstand kunnen deelnemen. De ruimtes zijn fysiek afgescheiden van de reguliere kantoortuin, en voorzien van allerlei communicatiemogelijkheden.

Wat zijn de voordelen van een huddle room?

Huddle rooms bieden een aantal voordelen:

1. Comfort voor maximale creativiteit en samenwerking
Huddle rooms zijn vaak knusse ruimtes, voorzien van comfortabele meubelen. Dat bevordert de creativiteit en samenwerking.

2. Alle benodigdheden paraat
Huddle rooms zijn vooraf uitgerust met alle voorzieningen die nodig zijn voor het geven van presentaties en het houden van meetings. Dat maakt gesjouw met zaken als beamers, presentatieschermen en allerhande kabels en connectoren overbodig.

3. Afgesloten ruimte bevordert concentratie
Huddle rooms zijn vaak afgesloten ruimtes. Zo blijft de ruimte gevrijwaard van afleiding zoals rumoer van de reguliere werkvloer. Zeker in organisaties met een kantoortuin is dat geen overbodige luxe.

4. Magneet voor talent
De sfeer in een huddle room is vaak wat losser en informeler dan op een corporate kantoorvloer. Dat zal met name voor millennials die zoeken naar nieuwe samenwerkingsmogelijkheden als muziek in de oren klinken.

5. Betrekken van remote-medewerkers
Vanuit een huddle room is het eenvoudig om medewerkers op afstand deel te laten nemen aan meetings. Dat vergroot de betrokkenheid voor beide partijen.

Van welke technologie is een huddle room voorzien?

Huddle rooms voorzien in een aantal technologische voorzieningen die samenwerking bevorderen:

1. Groot beeldscherm/tv voor presentaties en videoconferencing
Via een beeldscherm op de tafel of tv aan de muur kunnen medewerkers presentaties geven. Ook zijn deze schermen geschikt voor het projecteren van externen via videoconferencing. Een scherm of televisie met hoge resolutie (4K) is aan te bevelen. Deelnemers zitten er door het compacte ontwerp van de ruimte namelijk vaak dicht op.

2. Speakerphone
Een speakerphone zorgt ervoor dat de deelnemers in de huddle room goed zijn te verstaan voor de mensen die op afstand deelnemen. Dat geldt ook vice versa: de deelnemers in de ruimte zijn door een centraal geplaatste speakerphone goed te verstaan. Uiteraard is ook het gebruik van een ‘losse’ microfoon en dito speakers mogelijk.

3. (Verloop)kabels
In een huddle room komt het regelmatig voor dat een medewerker een laptop wil aankoppelen. Bijvoorbeeld voor het geven van een presentatie. Dan is het wel zo handig dat in alle mogelijke kabels, adapters, connectoren en verloopstukken is voorzien. Denk aan een HDMI- en displayportkabel, maar ook aan verloopstukken van HDMI naar VGA of displayport en vice versa. Leverancier C2G voert hiervoor een zeer ruim assortiment.

4. Webcam
Voor videoconferencing is uiteraard een goede webcam noodzakelijk. Een full hd-resolutie voor goede beeldkwaliteit is daarbij aan te bevelen. Een groothoeklens van minstens 120 graden zicht geeft externen het gevoel dat ze echt deel uitmaken van de groep in de ruimte.

Een voorbeeld van een voor zakelijke videoconferencing geschikte webcam is bijvoorbeeld Logitech MeetUp. Deze camera is met zijn ultrabrede lens, compacte design en handige bevestigingsopties speciaal ontwikkeld voor videoconferencing in kleine ruimtes. De RightSound-technologie verbetert de verstaanbaarheid van de deelnemers door automatische compressie van luidere en zachtere stemmen.

5. Netwerkaansluiting
Zeker videoconferencing vraagt om een stabiele netwerkverbinding met voldoende bandbreedte. Het is dan ook verstandig een huddle room te voorzien van een eigen access point of wifi-extender. Zo biedt Netgear een uitgebreid assortiment access points en wifi-extenders voor organisaties van verschillende omvang. Deze zorgen voor een krachtig en dekkend wifi-netwerk, zijn centraal beheersbaar en beschikken over uitgebreide securityvoorzieningen. Uiteraard zijn ook bekabelde aansluitingen mogelijk.

6. (Laptop of desktop met) teamsoftware
Huddle rooms lenen zich goed voor het gebruik van teamsoftware. Een goed bijvoorbeeld is Microsoft Teams. Deze samenwerkingsoplossing faciliteert videoconferencingsessies en webinars, en laat medewerkers samenwerken aan documenten. Ook Cisco WebEx, Zoom en Google Hangouts Meet zijn veelgebruikte samenwerkingsomgevingen voor video- en webconferencingsessies.

7. Een (interactief) whiteboard
Voor het maken van aantekeningen en geven van presentaties kan een whiteboard gewenst zijn, eventueel in digitale vorm.

Nieuwsgierig naar wat wij voor u kunnen betekenen bij het inrichten van een huddle room? Neem dan gerust contact met ons op.